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NB／T 20523-2018 核电文件*案管理要求

5.4单位职能部门和人员职责

5.4.2文*管理部门

GTCC 128-2020 钢轨胶接绝缘接头--铁路专用产品质量监督抽查检验实施细则NB/T205232017

5.4.2.2贯彻执行有关文*管理的方针政策和法规，制定满足核电项目建设、运营和管理所需要的文 *管理规章制度。 5.4.2.3对核电文件的形成、接收、分发、变更、保存、利用和处置等各阶段进行全面控制和管理。 5.4.2.4监督、指导或协助核电项目总承包商、各专业承包商、业主和（或）运营单位建立文件分级 管理体系和管理制度及实施文件控制和归*管理。 5.4.2.5建立核电*案全宗，统筹规划并负责核电文*的形成、整理、归*、保管、鉴定、统计和提 *利用，并建立相应的*案管理、文*借阅和登记制度。 5.4.2.6积极推进文*信息化建设，参与文*管理系统的设计，不断提高文*管理信息化水平。 5.4.2.7建立人员培训制度，定期对文*专业人员实施专业知识和技能的培训及相应的考核和授权， 专职文*管理人员需取得管理上岗证；对全体人员宣贯文*知识和管理要求。 5.4.2.8在核电项目竣工、验收后或保存文*的机构撤销后，应将文*移交给核电*案主管部门。文 *的移交要求应纳入合同条款作为合约双方执行的依据。

5.4.3业务职能部门

5.4.3.1建立部门文件的分级管理体系，负责本部门文件的形成、鉴定、整理和归*工作，并保证文 件的质量要求。 5.4.3.2负责组织、协调、指导和检查项目承包商的项目峻工文件的整理和归*工作。 5.4.3.3负责将实施项目的文*移交等条款纳入合同文本或技术规格书。

5.4.4.1每位员工应认真理解文*管理方针，对所负责文件的形成、整理和归*承担责任。 5.4.4.2接受本单位的文*管理培训和考核，遵守本单位文*管理的规章制度。 5.4.4.3 在业务活动中使用真实、可靠、完整和有效的文件。 5.4.4.4对业务活动中所形成的具有保存价值的文件，应根据文件管理规定，在业务工作结束、告 段落或离职前进行整理和组卷，并向本部门或本单位的文*管理部门移交归*。不应将本单位的文*据 为己有，不应私自销毁正式的文件和记录， 5.4.4.5在利用*案时遵守相应的借阅和登记制度，确保*案的安全

6.1.1文*管理流程应符合文*内在的形成与运动规律，以满足业务活动在证据、责任和信息等方面 的需要；还应以甄别*案价值、便于保管和有效利用为其根本目标和任务。 6.1.2核电文*管理流程涵盖从文件的编制、校核、审批、发布、流转分发、收集、捕获、积累、传 输（发送和接收）、整理组卷、归*、保管、利用及鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信 息系统实施全过程的管理与监控。

6. 2. 1质量特性

6. 2. 1. 1一般原则

核电文*质量特性包括核电文件和*案的完整性、准确性、系统性和有效性

6. 2. 1. 2完整性

6. 2. 1. 3准确性

电文*材料应内容真实，数据准确，签署完备。

6. 2. 1. 4系统性

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核电文*分类科学，组卷和编目规范，排架合理，检索方便，符合国家或行业标准要求

6. 2. 1.5 有效性

*具备法律和凭证效力，文*可查询检索并可

6. 2. 2±一般要求

6.2.2.1文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。对已损坏的文件应予修裱，字 迹模糊或易褪变的文件应予复制。 6.2.2.2文件的纸张、书写、装订材料等应符合*案保护的要求，需永久、定期30年保存的文件不应 用易褪色的书写材料。 6.2.2.3录音、录像、影像等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归*要求。 6.2.2.4归*文件应齐全完整、装订整齐、并经整理和组卷。 6.2.2.5竣工文件和峻工图的编制要求应按DAT28执行

6. 2. 3合同要求

6.2.3.1文*条款应作为核电建设、运营和管理活动中各类合同签订的固定组成部分，以约定双方在 项目文*管理中所承担的责任、权利和义务关系。 6.2.3.2项目中各方应以合同形式约定竣工文件和峻工图编制以及移交的责任；可分别在项目总承包 合同、设计合同、施工合同、调试合同和设备采购合同中予以明确，特大项目也可单独签订峻工图编制 合同并具体明确编制要求。

项目文*管理中所承担的责任、权利和义务关系。 6.2.3.2项目中各方应以合同形式约定峻工文件和峻工图编制以及移交的责任；可分别在项目总承包 合同、设计合同、施工合同、调试合同和设备采购合同中予以明确，特大项目也可单独签订竣工图编制 合同并具体明确编制要求。 6.2.3.3竣工图若由施工单位编制，应在合同中明确将留作竣工图的施工图的套数（包括具体套数和 主管部门要求的套数），以及明确因修改而增加新图的责任。竣工图若由设计单位编制，可单独签订竣 工图编制合同。 6.2.3.4设计合同、采购合同、施工合同中应明确专业承包商向总承包商所移交*案的名称、内容、 版本、套数、时间、费用、质量要求和违约责任。设计合同中还应明确所移交的项目设计文件总清单和 进度情况。

6. 3. 1.1一般原则]

文件形成应当受控。核电文件在产生、变更过程中应始终处于受控状态，并通过编码、模版、 手段规范标识。

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6. 3. 1. 2 文件产生

6.3.1.3文件变更

文件的变更应有审查和记录，并得到文件原有级别人员的批准。变更后应重新确认分发范 数量。

6. 3. 2. 1一般原则

6. 3. 2. 2文件分发

6.3.2.3文件回收

应及时开展非现行文件的替换、作废、回收，并登记备案。

6.3.3.1一般原则

核电文件形成于项目的全寿期 建设和运营的整体计划，并列 部门及人员的职责范围、工作规范或岗位责任 应有相应的检查、控制和考核措施。

6.3.3.2项目各阶段文件的收集

在核电项目全寿期各阶段文件收集的责任： a）各专业承包商应分别负责收集、积累和整理项目每个阶段各自形成的相应文件，并按有关规定 向总承包商*案管理部门移交： b） 总承包商负责收集、积累和整理项目总承包范围内各阶段的所有文件，包括项目前期准备文件 和涉外文件： C 监理单位负责收集、积累和整理项目监理文件，包括专项报告和验证材料等文件： d 运营单位负责收集、积累和整理试运行、运行和维修阶段形成的各类文件

6.3.3.3文件收集范围

反映各阶段活动中的具有凭证和查考价值的各种载体和版本的文件均应收集完整。核电文件归* 保管期限参见表B.1。

6.3.3.4文件收集时间

各类文件应按各阶段形成的先后 集的时间管理表，实时进行收集

6.3.4文件整理和组卷

6. 3. 4. 1一般原则

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6.3.4.1.1文件的整理和组卷应遵循文件内在形成的规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系； 应实现分类科学，组卷合理。财务和人事文件及特殊介质文件的整理应符合有关*案管理要求。 6.3.4.1.2全部文件在归*前应根据国家和行业的有关规定，并按*案管理要求，由文件形成单位实 施整理和组卷

6. 3. 4. 2整理和组卷细则

6.3.4.2.4卷内备考表格式参见表A.2

5.3.5.1建设项目归*文件应记述和反映项目的规划、选址、设计、建造、调试、峻工验收等过程： 真实记录和准确反映项目建设过程和工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备。其 中： a） 除受委托进行*案汇总整理外，各专业承包商应在项目实体完成后3个月内将文件经系统性、 规范性整理，编目后按国家有关*案管理的规定和附录B的要求单独整理组卷，并经总承包商 确认后向其文*管理部门移交； b） 根据基本建设程序和项目特点，归*可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通 过竣工验收后与竣工验收文件一并归*；有遗留尾项的工程应在其完成后将其文件统一整理、 归*； C 施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理 部门对文件质量和案卷质量进行审查或三方会审，经总承包商确认并办理交接手续后连同审查 记录全部移交总承包商文*管理部门； d）项目文件归*应履行审核和移交手续，格式参见表A.3、表A.4。 6.3.5.2生产文件依据本单位制定的归*范围及年度归*计划、由各形成部门进行整理，原则上在文 件办理完毕或退出现行3个月内完成归*。 6.3.5.3归*文件中的外文资料，其案卷题名应译成中文。必要时，其卷内章条目录也宜译成中文， 并经翻译人和审校人签署后与原文一并归*

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6.3.5.4成套引进国外设备或技术的外文资料，为保证其内容信息的准确表达和检索，依据技术管理 部门或主要使用部门意见，也可直接原文著录，

6.3.6*案整理与保管

6.3.6.1一般要求

6.3.6.2*案整理

*案整理应满足下列要求： a）文书*案的整理按DA/T22的要求执行；科技*案的整理一般按GB/T11822的要求执行： 6 声像*案的整理应按不同种类、载体进行登记、编目、排列和保管，并注意保持相互之间的内 在联系； 纸质照片*案的整理按GB/T11821的要求执行，数码照片*案的整理按DA/T50的要求执行； d 实物*案应写明时间、内容、背景、责任者。

6. 3. 6. 3*案著录

.3.1应依据DA/T18和DA/T19，按单位的实际情况确定具体的著录项（元数据）；著录格 件级和案卷级两种，分别以文件和案卷作为对象进行著录。 6.3.2著录后的*案按NB/T20042的要求进行分类和上架排列。

6.3.6.4*案库房管理

6.3.6.4.1应加强*案库房的科学管理，根据国家有关规定建立*案库房管理制度，并定期检查这些 制度（主要内容包括库房管理和防护情况，*案的质量、寿命、保管条件和安全保管等）的实施情况。 6.3.6.4.2库房应与办公用房和*案业务用房实行分隔，并配置必要的安全防护设备。为确保*案的 安全保管，最大限度地延长*案的寿命，库房管理应实现： a）管理条理化、排放规律化、卫生制度化； b）无差错、无丢失、无损坏、无霉烂； c）防火、防盗、防尘、防水、防潮、防强光、防虫鼠、防高温、防有害气体。 6.3.6.4.3不得在危房和不安全的环境中保管*案，新建或扩建库房应符合JGJ25的要求。 6.3.6.4.4库房内不得烟火，不得存放易燃易爆物品和其它物品，应备有必要的消防器材，并定期进 行检查，保持完好。 6.3.6.4.5库房应保持清洁、卫生，定期进行清扫。 6.3.6.4.6加强库房出入管理，非*案人员未经批准不得进入库房。

6. 3. 7. 1±一般要求

*案部门应为企业、社会及相关部门提*真实、准确的*案。应进一步开发*案信息资源，为企业 提*及时、有效的利用服务。 *案的提*、利用和公布不应损害国家、社会和其他组织的利益，也不应侵犯他人的合法权益 为有效开展*案利用工作，应制定必要的借阅、复制和编研等方面的管理程序。

6.3.7.2*案安全保密

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应采取严格有效的安全与保管防范措施对*案进行安全保管，制定保密制度，应明确规定*案的保 密范围和密级并定期进行保密检查，加强涉及知识产权和商业秘密*案的管理。 *案开发、利用应严格执行有关保密制度；对涉密*案的阅读和利用应向相应主管部门提出申请并 获批准后方能进行。

6. 3. 7.3利用方式

6.3.7.3.1开架阅览。对公开*案（副本）开辟内部阅览室，开架服务。 6.3.7.3.2*案借阅。建立有效的*案检索系统，一般分为人工检索系统和计算机检索系统。人工检 索系统通过各种检索工具进行检索，通常有案卷总目录、分类目录、全引目录和专题目录等。计算机检 索系统则利用专门检索软件和检索语言以达到快速、准确检索的目的，它应实现组合查询、模糊查询和 全文检索等要求。 6.3.7.3.3*案编研和开发。通过提**案资料的多次加工服务，为用户提*深入、综合性的*案编 研成果，如基础信息汇编、大事记、年鉴、公司志等

6.3.7.3.3*案编研和开发。通过提**案资料的多次加工服务，为用户提*深入、综合性的*案编 研成果，如基础信息汇编、大事记、年鉴、公司志等。

6.3.7.4*案统计

建立*案统计台账，对*案、*案工作和*案事业管理进行统计，反映*案管理现状、掌握*案发 展趋势，持续改进*案管理工作。同时为上级部门报送统计数据。

6.3.8*案鉴定和处置

6. 3. 8.1鉴定

6.3.8.1.1在*案的形成、整理、归*、保管和处置等过程均应进行鉴定。*案鉴

3.8.1.1在*案的形成、整理、归*、保管和处置等过程均应进行鉴定。*案鉴定采用定性分 量分析相结合的方法，遵循以下原则：

a）全面性、整体性原则； b）动态性、发展性原则； c）经济性、实用性原则。

a）全面性、整体性原则： b）动态性、发展性原则： c）经济性、实用性原则。

a）全面性、整体性原则； b）动态性、发展性原则； c）经济性、实用性原则。

6. 3. 8. 2处置

6.3.8.2.1*案处置包括对移交的或保管期限已满的*案的鉴定和销毁。 6.3.8.2.2国有企业资产与产权发生变动时，应按国家有关规定做好*案的处置工作。 6.3.8.2.3对移交的或保管期限已满的*案应进行鉴定。对鉴定结论认为确无保管价值的*案应登记 造册，按有关规定经单位负责人批准后进行监销， .3.8.2.4经过鉴定确认没有保存价值的不归*文件和保管期限已满无须继续保存的*案进行销毁处 理。经鉴定需要销毁的*案，应填写销毁清单（参见表A.5），报单位主管负责人审批后方可销毁。销 毁工作应建立一式两份的清册， 一份留存，一 一份报核电文*主管部门备案

6.4电子文件管理流程

6.4.1电子文件的捕获和收集

4.1.1加强对电子文件的前期控制，定期或不定期的对一些计算机产生的与工作相关的电子文 捕获、收集、登记和备份。

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6.4.1.2应采用通用格式捕获电子文件，对非通用格式的电子文件，应同时收集相关软件及，电子文 件元数据。

6.4. 2电子文件的整理

6.4.2.1电子文件的整理按GB/T18894的规定执行，依照纸质*案分类或电子文件类别集中组织存储 载体。 6.4.2.2电子文件存储载体装具上应粘贴标签，注明载体编号、类别代码、密级、保管期限、存入日 期等信息。

6.4.3电子文件归档

6.4.3.1将应归档的开经过整理的电于文件，在确定其档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝 或刻录到磁盘和光盘等介质上。 6.4.3.2电子文件形成单位或部门应按照归档范围，将符合归档要求的电子文件按档案管理归档通用 格式存储到符合保管要求的脱机载体上，实时或定期向档案部门移交，属于国家秘密的电子文件应当使 用专用保密存储介质存储，并按保密管理规定办理归档手续。电子文件归档通用格式见表1。

表1电子文件的通用格式

6.4.3.3电子文件归档应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、 检测数据等相关元数据信息。 6.4.3.4电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认。 6.4.3.5永久及30年以上保管期限的电子文件存储载体应采用只读光盘、一次写入光盘，一式三份， 一套封存、一套异地保管、一套提供利用。 6.4.3.6具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归 档。 6.4.3.7应将归档电子文件载体转入专门的档案装具中，进行统一编号，并利用档案管理软件制作目 录，以便检索查询， 6.4.3.8电子文件离线移交前，移交单位与接收单位应对归档载体（光盘）及其技术环境，以及电子 文件的真实性、完整性、有效性进行检验，内容主要包括载体外观检验，病毒检验，技术方法与相关软 件说明、登记表等，合格后方可交接，并填写登记表，参见表A.6

6.4.4电子文件保管

6.4.4.1一般要求

一般要求如下： 按照国家网络安全等级保护标准或涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统 信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度：

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定期对电子文件的保管情况、可读取 等进行测试、检查，发现问题及时处理：电子文件运 行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当将其及时迁移、转换： 电子文件应当实行备份制度；根据电子文件不同载体保管环境的要求，选择适宜的保管条件： 反映电子文件保管、利用过程的相关信息应当记录和保存。

6.4.4.2保管环境和设备

脱机电子文件应实行异质保存，重要电子文件宜实行异地保存。脱机电子文件的保管应符合下列条 牛： ? 归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层； b） 脱机存储电子文件的载体保管环境温度、湿度标准见JGJ25； C） 存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防 尘、防湿、防高温、防强光。单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压： 适用于脱机存储电子文件的载体，按照保存寿命的长短和可靠程度的强弱，按优先顺序依次为 一次写光盘、磁带、硬磁盘等。

6.4.4.3定期检测和拷贝

脱机电子档案的定期检测和拷贝要求如下： a 当电子档案的格式发生变化时，应进行相应格式的数据转换； b) 电子档案应定期进行检测和拷贝，通常磁性载体每满2年、光盘每满4年应进行一次抽样机读 检验，抽样率不低于10%； C) 对电子档案的定期拷贝，应将文件数据从一种存储介质转换或迁移到另一种存储介质，其原件 应与拷贝件同时保存一段时间； d 对于电子档案的检测和拷贝，应严格管理，对检测、维护和拷贝等操作过程进行记录，避免发 生人为错误而丢失信息或付出不必要的重复劳动； 当电子档案依赖于所存储的系统时，应进行系统备份。

6.4.5电子档案利用

5.4.5.1电子档案提供利用分为三种方式，即：提供拷贝、直接利用、通信传输；利用方式应按电子 当案密级和权限进行有效管理。 6.4.5.2当采用通信传输或直接利用密级电子档案时，应进行加密处理，并定期或不定期更换密钥。 6.4.5.3利用全过程应进行有效的跟踪和监控，并自动记录，以作为查证电子档案利用的依据，

6.4.6电子档案的鉴定和处置

归档电子文件的鉴定和销毁应参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后 实施；对于保密范围的电子档案，应在载体和网络中彻底清除（例如初级格式化）；如保密电子档案存 储在不可擦除的载体上，则应连同存储载体一起销毁；对不属于保密范围的电子档案进行逻辑删除即可， 但应保留其元数据

6.4.7电子文件元数据管理

电子文件元数据管理应按EJI/T1224的规定执行。

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1.1核电业主和（或）运营单位以及总承包商和专业承包商等参建单位应按照国家有关规定做 项目档案的登记填报、验收和移交。 1.2核电项目档案验收是核电项目峻工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案 合格的，不应进行或者通过项目峻工验收。项目档案验收应在项目工验收3个月之前完成。

6. 5. 2 档案验收

6.5.2.1验收步骤

项目档案验收分自检、预验收、专项验收和竣工验收，并可在此基础上视情况开展阶段验收，重点 是专项验收。

6.5. 2. 2自检

项目档案专项验收前，由项目栏 进行档案的自检工作，并编写档案自检报告

6. 5. 2. 3阶段验收

根据核电项目档案工作进展，业主单位可向档案主管部门申请组织开展阶段验收，并编写档案阶段 验收报告。

6. 5. 2. 4 预验收

主管部门组织相关单位、部门和专家对核电项目

6.5.2.5专项验收

6.5.2.5.1专项验收条件

档案专项验收的条件是： a）主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要： b) 项目试运行指标考核合格或者达到设计能力： 完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作； d) 基本完成档案的分类、组卷、编目等整理工作； e) 总承包商应按合同及规定的要求，在项目峻工验收前3个月内向业主和（或）运营单位办理档 案移交。

6.5.2.5.2专项验收申请

核电业主和（或）运营单位应向档案验收的组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项 目档案验收申请表》（参见参考文献4]）。 档案验收申请报告的主要内容包括： a 项目建设及项目档案管理概况： b) 保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施； C) 项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，峻工图的编制情况与质量状况： d) 档案在项目建设、管理、试运行中的作用； 存在的问题及解决措施：

6.5.2.5.3专项验收的组织和形式

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核电项目档案验收由国家档案局组织实施，或者授权核电档案主管部门组织实施。核电业主和（或） 运营单位应加强项目档案验收前的指导和咨询，项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进

6.5.2.6专项验收程序

专项验收程序如下： a 核电业主和（或）运营单位及项目总承包商汇报项目建设概况、档案工作情况。 b） 监理单位汇报项目档案质量的审核情况。 验收组提出相关质询，组长提出检查验收的要求 d 验收组检查项目档案及档案管理情况，其方式是采取现场质询、现场查验和抽查案卷，重点是 项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、峻工文件、质检文件、重要合同和协议等的归档情况 抽查案卷的比例和数量为： 一100卷（含100卷）以下的，抽查率100%； 一101卷1000卷（含1000卷）的，抽查率不低于30%； 一1001卷以上的，抽查率不低于15%。 e）验收组汇总项目档案检查情况，并对项目档案的质量进行综合评价。 f 验收组形成并宣布档案验收意见，其主要内容有： 项目建设概况： 档案管理情况，包括档案的基础管理工作，文件材料的形成、收集、整理与归档情况，峻 工图的编制情况及质量，档案的种类和数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评 价，档案验收的结论性意见； 存在问题、整改要求和建议

6.5.2. 7峻工验收

6.5.3.1档案验收合格后，凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过峻工验收后办理档案 移交。总承包商在向业主和（或）运营单位办理档案移交时，应明确档案移交的范围和数量，并有完备 的移交手续。 6.5.3.2核电档案峻工验收后6个月内，业主和（或）运营单位宜向核电档案主管部门送交经过鉴定、 整理并归档的定期30年和永久保管期限的档案，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文 件。送交档案的载体应采用光盘或其他非易失性介质，移交的光盘等介质应经过严密的安全检测和防病 毒处理。

6.5.3.3电子档案的移交见6.4.3.

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QLSC 0001S-2016 南顺（四川）食品有限公司 食用麦麸附录A （资料性附录） 核电文件移交归档的有关表格

附录A （资料性附录） 核电文件移交归档的有关表格

附录A （资料性附录） 核电文件移交归档的有关表格

表A.1档案人员四参加”活动记录表

GB/T 37968-2019 高压电能计量设备检验装置NB/T205232017

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