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T／CAPEC 9-2019 设备工程监理归档资料管理规范.pdf

本标准按照GB/T1.1一2009给出的规则起草。 本标准由中国设备监理协会提出并归口。 请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别这些专利的责任。 本标准起草单位：吉林梦溪工程管理有限公司、北京中唐电工程咨询有限公司、南京三方化工设备 监理有限公司、陕西威能检验咨询有限公司。 本标准主要起草人：张平、姜波、赵清万、魏、张岐江、陈金超。

设备工程监理资料的形成具有时效性，如果项目启动前没有明确要求，将使设备监理单位资料归档 工作非常被动。目前设备工程监理实践中，归档资料管理有一定难度，形成的监理归档资料质量不高。 制定本标准的目的是使设备监理单位在归档资料管理中执行统一标准，缩小设备监理单位间的管 理水平差别，提升设备工程监理归档资料管理工作的规范化，给委托人提供可以参考的标准。该规范进 一步明确设备监理服务过程中，按照法律、法规、强制性标准等要求形成并归档的监理资料及原始记录， 避免出现重大管理纰漏。设备工程监理归档资料，具有历史查考和凭证作用，当监理的设备出现质量问 题时，监理单位能够提供可追溯的监理服务记录。 本标准的适用范围主要是制造阶段的设备监理，安装、调试阶段可执行工程建设监理规范。 本规范是设备监理单位归档资料管理的基本要求，各行业及设备监理单位可以制定比该标准更细 致、更严格的归档资料管理要求。设备监理单位在签合同时，可以向委托人推荐执行该标准

设备工程监理归档资料管理规范

本标准规定了设备工程监理归档资料的一般规定、范围、质量要求、立卷、装订、保存、归档要求。 本标准适用于设备监理单位设备监理资料归档管理活动，委托人对设备监理资料归档要求可参照 执行

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件DB37 T1809.5-2011 资源综合利用火力发电厂安全生产规范 第5部分：发电机及变配电装置.pdf，其最新版本（包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T19000质量管理体系基础和术语 GB/T26429设备工程监理规范

GB/T19000及GB/T26429界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 3.1 文件document 信息及其载体。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 注1：载体可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为"documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求)与所有类型的文件有关，而另外一些对规范（如修订受控的要求)和记录（如可检索 的要求)的要求可能有所不同。 [GB/T19000一2016，术语和定义3.8.5] 3.2 记录record 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 注1：记录可用正式的可追溯性活动，并为验证预防措施和纠正措施提供证据。 注2：通常，记录不需要控制版本。 [GB/T19000—2016，术语和定义3.8.10] 3.3 设备监理资料plantengineeringconsultingdocument 设备监理过程中形成的文件和记录。 3.4 监理放行单 consultingreleasenote 设备监理单位发放的监理见证检验合格凭证，证明被监理设备材料满足出厂条件。

GB/T19000及GB/T26429界定的以及下列术语和定义适用于本文件。 文件document 信息及其载体。 示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。 注1：载体可以是纸张，磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。 注2：一组文件，如若干个规范和记录，英文中通常被称为"documentation”。 注3：某些要求（如易读的要求)与所有类型的文件有关，而另外一些对规范（如修订受控的要求)和记录（如可检索 的要求)的要求可能有所不同。 [GB/T19000—2016，术语和定义3.8.5] 记录record 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 注1：记录可用正式的可追溯性活动，并为验证预防措施和纠正措施提供证据。 注2：通常，记录不需要控制版本。 [GB/T19000—2016，术语和定义3.8.10] 设备监理资料plantengineeringconsultingdocument 设备监理过程中形成的文件和记录。 监理放行单consultingreleasenote 设备监理单位发放的监理见证检验合格凭证，证明被监理设备材料满足出厂条件。

电子文件electronicdocument 设备监理过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输或存储的数字格式的各种信息计 注1：电子文件由内容、结构、背景组成。 注2：改写GB/T18894—2016，定义3.1。 3.6 电子档案electronicrecords 具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。 [GB/T18894—2016，定义3.2] 3.7 整理arrangement 对设备监理资料进行挑选、分类、组合、立卷的活动。 注：改写GB/T50328，定义2.0.12。 3.8 案卷file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 [GB/T11822—2008，定义3.3] 3.9 立卷filling 对设备监理资料进行排列、编目、案卷装订的活动。 注1：将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 注2：改写GB/T50328，定义2.0.14。 3.10 归档puttingintorecord 对符合规定要求的设备监理资料向本单位管理机构移交、接收的活动。 注：改写GB/T50328，2.0.15。

4.1设备监理单位（以下简称监理单位)应明确设备监理资料（以下简称归档资料)形成及归档要求，包 括资料归档范围、内容、质量、形式、格式（电子文件）、份数、时间等。 4.2归档资料的形成和积累应纳人监理单位管理的各个环节和有关人员的职责范围。监理单位宜设 专人负责设备监理资料收集、验收、整理、立卷、归档和移交等。 4.3归档资料形成应与监理工作同步。 4.4 归档资料具有历史查考和凭证作用，应具有可追溯性。 4.5 M 监理单位应对设备监理资料归档进行监督、检查和指导。 4.6 6设备监理资料归档可采用纸质文件、电子文件或两种形式并存。 4.7电子设备监理资料及档案管理按照GB/T18894的要求执行。

监理过程中具有保存价值的文件、重要活动记录、原始记录应收集齐全，整理立卷后归档。 各行业制造阶段监理的工作范围及内容可能有所不同，各监理单位可以按照合同约定的监造范

及监造内容调整归档资料范围。

a） 委托服务合同类文件； b）采购合同类文件； c）监理规划、监理细则； d） 总监理工程师（以下简称总监)授权委托书、监理任务单； 见证记录、监理日志、监理工程师通知单、工作联系单等； D 会议纪要、往来文件、传真、邮件等； g） 被监理单位上报经审批的监理报审表； h） 监理报告、监理工作总结等； 注：监理报告包括监理阶段报告及专题报告。 i） 监理放行单

6.1应数据可靠、内容完整，真实反映监理工作实际情况，签字、审核、审批手续完备，表格、图片、签字、 印章等清晰。 6.2监理细则确定的见证点应有见证情况表，见证情况表应标明对每项检验活动的结果有显著影响的 特定设备。 6.3监理日志应与设备监理工程师（以下简称监理工程师）考勤一致，不应以监理日志替代见证情 况表。 6.4监理工程师通知单应附被监理单位整改回复及问题整改记录，审批手续齐全。 6.5用于归档的会议纪要，应有会签单或附会议签到表。 6.6被监理单位报送的监理报审表，审核、审批结论应明确，签署时间符合逻辑。 6.7监理工程师签发的监理放行单应经总监审批，加盖监理机构印章。 6.8监理工程师应及时移交归档的设备监理资料，包括纸质文件和电子文件。 6.9监理单位应随时收集纳入归档范围的监理资料，项目结束后，及时组织归档资料整理、立卷和 装订。 6.10应为原件，内容不应随意修改。当需修改时，应实行划改，并由划改人签字，签署划改日期。如确 需使用复印件的，应加盖出具复印件单位或部门有效印章，并注明原件存放处。 6.11书写应使用蓝黑墨水钢笔、碳素笔或中性笔，字迹工整清楚、易于辨认。电子版要统一文件格式， 图像清晰。 6.12表格及附件按A4幅面（210mm×297mm）。竖向版面的页边距设置为左（装订侧)25mm；横向 版面的页边距设置为上（装订侧）25mm，确保装订后文字或表格内容不被装订。 6.13基于互联网技术的设备监理资料，其程序应自动设置时限控制与记录，确保时限性与可追溯性。 6.14当纸质文件、电子文件或其他载体形式的文件同步归档，应保持一致。如若发现不一致情况，以 纸质文件为准。 6.15电子文件应包括保存时间、相关软件、版本、数据类型、格式等信息。

6.1应数据可靠、内容完整，真实反映监理工作实际情况，签字、审核、审批手续完备，表格、图片、签字、 印章等清晰。 6.2监理细则确定的见证点应有见证情况表，见证情况表应标明对每项检验活动的结果有显著影响的 特定设备。 6.3监理日志应与设备监理工程师（以下简称监理工程师）考勤一致，不应以监理日志替代见证情 况表。 6.4监理工程师通知单应附被监理单位整改回复及问题整改记录，审批手续齐全。 6.5用于归档的会议纪要，应有会签单或附会议签到表。 6.6被监理单位报送的监理报审表，审核、审批结论应明确，签署时间符合逻辑。 6.7监理工程师签发的监理放行单应经总监审批，加盖监理机构印章。 6.8监理工程师应及时移交归档的设备监理资料，包括纸质文件和电子文件。 6.9监理单位应随时收集纳入归档范围的监理资料，项目结束后，及时组织归档资料整理、立卷和 装订。 6.10应为原件，内容不应随意修改。当需修改时，应实行划改，并由划改人签字，签署划改日期。如确 需使用复印件的，应加盖出具复印件单位或部门有效印章，并注明原件存放处。 6.11书写应使用蓝黑墨水钢笔、碳素笔或中性笔，字迹工整清楚、易于辨认。电子版要统一文件格式， 图像清晰。 6.12表格及附件按A4幅面（210mm×297mm）。竖向版面的页边距设置为左（装订侧)25mm；横向 版面的页边距设置为上（装订侧）25mm，确保装订后文字或表格内容不被装订。 6.13基于互联网技术的设备监理资料，其程序应自动设置时限控制与记录，确保时限性与可追溯性。 6.14当纸质文件、电子文件或其他载体形式的文件同步归档，应保持一致。如若发现不一致情况，以 纸质文件为准。 6.15电子文件应包括保存时间、相关软件、版本、数据类型、格式等信息。

7.1 立卷应遵循设备监理资料形成的规律或成套性，保持资料的有机联系，立卷规范合理，便 查询。

立卷应遵循设备监理资料形成的规律或成套性，保持资料的有机联系，立卷规范合理，便于检索 询

7.2 2宜按照合同或项目进行立卷GB／T 35217-2017标准下载，一个合同或项目对应一套归档资料。按规则分类、立卷成册，项目通 用资料集中放在综合卷。立卷参见附录A。 7.3立卷步骤：分类→立卷→卷内文件顺序排列→撰写案卷题名→编页码→封面→填写卷内目录→填 写卷内备考表→填写案卷封面→案卷装订。 7.4卷内文件排序后，凡有内容页面均应编码（卷内封面、目录、备考表不用编码)，所有文件排序应与 卷内目录对应。 7.5卷中分册的，每册均应加封面、卷内目录和卷内备考表。封面内容及排版参见附录B；卷内目录内 容及排版参见附录C；卷内备考表内容及排版参见附录D。每卷、册厚不超过20mm，如超过20mm应 采用分卷、册。 7.6归档资料应左边装订，横向表格装订时表头在上，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，装订好的 案卷应牢固、整齐、美观，便于保管和使用。

7.2 2宜按照合同或项目进行立卷，一个合同或项目对应一套归档资料。按规则分类、立卷成册，项目通 用资料集中放在综合卷。立卷参见附录A。 7.3立卷步骤：分类→立卷→卷内文件顺序排列→撰写案卷题名→编页码→封面→填写卷内目录→填 写卷内备考表→填写案卷封面→案卷装订。 7.4卷内文件排序后，凡有内容页面均应编码（卷内封面、目录、备考表不用编码），所有文件排序应与 卷内目录对应。 7.5卷中分册的，每册均应加封面、卷内目录和卷内备考表。封面内容及排版参见附录B；卷内目录内 容及排版参见附录C；卷内备考表内容及排版参见附录D。每卷、册厚不超过20mm，如超过20mm应 采用分卷、册。 7.6归档资料应左边装订，横向表格装订时表头在上，卷内无错页、倒页、压字，不妨碍阅读，装订好的 案卷应牢固、整齐、美观.便于保管和使用。

8.1 归档应按规定时间向档案管理部门移交存档。 8.2 需向委托方移交归档资料的，应按合同约定时间办理移交手续，双方签字盖章。 8.3 归档资料的保存期限应符合法律、法规及合同要求，没有明确要求的，不短于设备寿命周

归档应按规定时间向档案管理部门移交存档。 需向委托方移交归档资料的，应按合同约定时间办理移交手续，双方签字盖章。 归档资料的保存期限应符合法律、法规及合同要求，没有明确要求的，不短于设备寿命周期

备工程监理归档资料组

DLT1261-2013 火电厂用反渗透阻垢剂性能评价试验导则编制单位： 起止日期： 年 三月日至年月日 保管期限： 年 密级： 秘密

本项目共 卷 本案卷为第

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