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DA／T 18-2022 档案著录规则.pdf

DA/T 18—2022

.1文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文 科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。 2文件编号应照实著录

GB/T 36882-2018 船用水源热泵空调机组例1：中发(1980J16号

3对于有多个文件编号的档案，应将所有文件编号逐一记录，之间用“；”隔开。 示例1：府书新字第1444号：府事新字第1444号；府务新字第1444号；府际新字第1444号 示例2：府事字第11235号：府事字第11236号

日期为著录单元的形成日期或起止日期。文件级著录单元，应著录其形成日期；案卷级以上（含 ）著录单元，应著录其起止日期

7. 6. 2日期表示方法

.6.2.1以公元纪年的日期应用阿拉伯 数表示日。

示例：19810824

7.6.2.2历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将对应的公元纪年 附后。 示例：清乾隆十年九月二十六日（17451021）

文件的形成日期应完整著录年、月、日。著录形成日期时，一般宜符合以下规则： 公私文书、信札为发文日期； 决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等文件为通过或发布日期； 条约、合同、协议为签署日期； 技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过日期； 获奖证书、发明证书、专利证书为颁发日期； 科研试验报告、学术论文为发表日期； 工程施工图、产品加工图为设计完成日期； 峻工图为绘制完成日期； 原始试验记录、测定检验数据为记录日期。

起始日期应记录著录单元中最早形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度，著录起始 不应省略年度。 示例：1950（说明：全宗级）

终止日期应记录著录单元中最迟形成的文件的日期。无论是本年度或跨年度，著录终止日期时 这省略年度。

7. 6. 6 考证日期

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无确切日期的著录单元，应考证并按照以下规则著录，同时在附注项中说明考证前的原日期和考证 据。 a）没有形成日期的文件，根据其内容、形式特征等考证出形成日期后著录，并加“［」”。 示例：[19520110] b）文件形成日期不完整或部分日期字迹不清时，考证前仍照原文著录，原日期中缺少或字迹不 清部分以“口”补之；考证后，著录考证出的期，并加“」”。 示例1：1945口口口口（说明：考证前的原日期） [19450815］（说明：考证日期） 示例2：口口口口1209（说明：考证前的原日期） [19691209]（说明：考证日期） 示例3：19口口204（说明：考证前的原日期） 【1931204]（说明：考证日期） c）文件形成日期记载有误或有疑义时，考证前仍照原文著录；考证后，著录考证出的日期，并加 “［」"。 示例：19500105（说明：考证前的原日期） ［19510105]（说明：考证日期） d) 文件形成日期考证不出时，著录为“口口口口口口”，或著录文件上的收文日期、审核日期、印发日期等其他 日期，但应在附注中注明著录的是何种日期。 e）若考证出的形成日期根据不足时，在其后加“？”，一并著录于“［」”内。 示例：194705口口（说明：考证前的原日期） 1947050571（说明：考证月期

.1.2组织机构责任者

组织机构责任者的著录应符合以下规则

8. 1.3个人责任者

8. 1.4 考证责任者

无确切责任者的情形，应考证并按以下规则著录，同时应在附注项中注明考证前的原责任者和考证 依据。 a）未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“」”；考证无结果 时，以三个“口”代之。 b) 文件责任者不完整时，考证前仍照原文著录；考证后，应著录考证出的完整责任者，并加 J"。 示例：***」（说明：原文件责任者为“*”） c) 文件责任者有误，考证前仍照原文著录；考证后，应著录考证出的真实责任者，并加」”。 示例：［王国英」（说明：原文件责任者为“王国央”） d）考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“［」”中。 示例：「张治中？

3.2组织机构沿革/人物

8.2.1简要记录全宗级著录单元责任者的历史沿革或生平传记

8.2.1简要记录全宗级著录单元责任者的历史沿革或生平传记

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稿本是指档案文件的文稿、文本和版本，应照实际情况著录。 主：稿本包括草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本等

文种是指文件种类的名称，应照实际情况著录。 注：文种包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要、说明书 议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、造、救、奏折等、

附件是指文件正文后的附加材料。文件正文后有附件的应著录附件题名，并符合7.4.2.2的规则。 文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，中间以“；”隔开。附件具有独立检索意义时，应在附 注项中著录附件的文号、责任者、日期等。

载体形态是指著录单元的载体类型、数量和单位以及规格。 a） 载体类型。载体类型包括甲骨、金石、简、继帛、纸、照片、唱片、胶片、胶卷、磁带等。以纸张 为载体的档案一般不予著录，其他载体类型据实著录 b) 数量和单位。用阿拉伯数字记录著录单元的数量，用档案物质形态的统计单位记录载体数量 对应的单位，如“页”“件”“卷”“册”“张”“幅”“个”“片”“盒”“盘”“米”等 c）规格。记录著录单元载体的材质、色彩、尺寸及型号等。 示例1：15页（说明：文件级） 示例2：唱片，3张（说明：文件级） 示例3：缩微平片，1张，105mm×148mm（说明：文件级） 示例4：石质印章，1枚，4cm×2cmX2cm（说明：文件级） 示例5：录像磁带，5盒，3/4英寸（说明：文件级） 示例6：134页（说明：案卷级） 示例7：照片，3800张（说明：类别级） 示例8：磁带，15盒：照片，138张：档案盒，52个（说明：全宗级）

先载体档案数字化成果的字节数。计算机 应照实著录，一般以MB为计量单位。 示例：0.14MB(说明：文件级） 20MB(说明.案卷级）

计算机文件格式是指电子文件在计算机等电子设备中组织和存储的编码方式。记录文件格式的名 称，必要时著录格式版本和格式描述。 示例：文本格式ofd、pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式jpg、tiff、gif、png、bmp等；图形格式dwg、dxf、 igs等；音频格式wav、mp3、mid等；视频格式mp4、avi、wmv、flv、mpg、rm等

生成方式是指电子档案比特流首次形成的方式。生成方式包括原生、数字化、编辑。应依据以下

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则著录： 著录单元为电子档案时，生成方式著录为“原生”； 著录单元为数字化转换形成的数字副本时，生成方式著录为“数字化”； 著录单元为在尊重客观事实基础上经剪辑或非线性编辑形成的电子档案时，生成方式著录为 “编辑”

保管期限是对档案划定的留存年限。2006年以前的档案，保管期限一般分为永久、长期和短期三 种；2006年以后的档案，保管期限分为永久和定期。 应著录原定的保管期限，保管期限有更改的，应著录新的保管期限。 示例1：永久 示例230年

销毁情况是指鉴定后对失去保存价值的著录单元进行毁火性处置的说明，应著录销毁时间和 式。

10查阅与利用控制项著录细则

密级是文件保密程度的等级。应著录文件形成时所确定的密级和保密期限，可同时著录保密期限 届满年月。已升密、降密、解密的文件应著录变更情况，例如新的密级、保密年限和解密日期等。 示例1：机密★10年 示例2：机密★10年，2024年届满 示例3.2020年8月解密

公开属性是指著录单元的公开审核意见。公开属性应照实著录。不予公开的著录单元 中注明理由。

开放标识是指著录单元的开放审核意见。开放标识应照实著录。受控的著录单元，宜在附注口 受控依据。 注：开放标识包括开放、控制、延期开放和未审核等

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语言或文字是著录单元中使用的语种名称。应按照GB/T4880、GB/T4881中语种的汉语名称 著录。 示例1：满语 示例2：法语 10. 5主题词或关键词

主题内容的规范化的词或词组。关键词是在标引和检 素中取自题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的非规范化的词或词组， 0.5.2本著录项目可著录主题词，也可著录关键词。主题词宜按照《中国档案主题词表》及各行业 关规范化的词表进行标引。关键词可自由取词。多个主题词之间或多个关键词之间以“相隔

分类号是对档案进行主题分析，并依照档案的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号。分 按照《中国档案分类法》和GB/T15418的规定著录。 示例.M33±P13

11相关档案材料项著录细则

[11.1原件存放位置

放位直 如确认原件不复存在，应加以说明， 示例1：原件存放在某某市档案馆。（说明：类别级） 示例2：035号案卷原件于1988年8月从本类别中抽出后，便不知存放在何处。故现以该案卷的复制件放在本类别 中代替原件。（说明：类别级）

当者求单元是复制件或包含复制件时，者求其本机构或别处是否存。 如确认原件不复存在，应加以说明， 示例1：原件存放在某某市档案馆。（说明：类别级） 示例2：035号案卷原件于1988年8月从本类别中抽出后，便不知存放在何处。故现以该案卷的复制件放在本类别 中代替原件。（说明：类别级）

11. 2复制件存放位置

相关著录单元是保存在本机构或别处的具有*源联系或其他关联的著录单元。记录相关著录单元

相关著录单元是保存在本机构或别处的具有*源联系或其他关联的著录单元。记录相关

题名、档号等相关信息，并说明具体的关系。 示例1：参见中共某某省委政法委员会全宗，全宗号X010（说明：全宗级） 示例2：（某馆）明清地契档案又见中国第一历史档案馆（说明：全宗级）

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a）题名附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。 示例1：题名又称“工业三十条* 示例2：现名《新民主主义论》 b） 日期附注：注明考证前的原日期和考证依据。当著录的日期为非形成日期时，应注明为何利 期。 示例1：考证前的原日期为口口口0824，依据辅仁大学收文单考证 示例2：日期为收文日期 c）责任者附注：注明考证前的原责任者、考证依据。 示例：考证前的原责任者为“*”，据笔迹考证 d) 稿本附注：著录单元有不同稿本者应予注明。 e) 附件附注：注明有独立检索意义的附件的文件编号、责任者、目期等 f） 载体形态附注：记录载体发生的重要变化，如破损、残缺、变质、字迹褪变和无法播放等情况。 示例1：中间缺3页 示例2：部分照片已褪色 g）除上述附注内容外，需要注明的其他事项

12. 3著录项目以外需要注明的事项如下

a）著录单元另有其他载体形式者应予注明； b）著录单元经考证为品者应予注明； c）著录单元有重要批示的应予注明； d）除上述附注内容外，需要注明的其他事项

13著录控制项著录细则

著录者是完成档案著录工作的责任人员。记录著录者姓名及其工作单位名称。著录者姓名与 位名称之间以“，”相隔，多个著录者信息之间以“；”相隔。 示例1：王强，某某市环保局 示例2：张磊，某某省某某厅档案室；刘亮，某某省档案馆

著录日期是完成著录条目的日期。著录条目有更新时，应同时著录更新日期。著录日期应接照 2给出的规则著录

各著录层级的著录示例见附录E

附录A （资料性） 文件级著录项目 表A.1给出了文件级著录项目

表A.1文件级著录项目

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表B.1给出了案卷级著录项目

表B.1案卷级著录项目

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附录C （资料性） 类别级著录项目 表C.1给出了类别级著录项目

表C.1类别级著录项目

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表D.1全宗级著录项目

E.1文件级著录条目示例

表E.1至表E.20给出了文件级的著录条目示他

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表E.1文件级著录条目示例

表E.2文件级著录条且示例2

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表E.3文件级著录条目示例3

表E.4文件级著录条目示例4

表E.5文件级著录条目示例5

表E.5文件级著录条目示例5

表E.5文件级著录条目示例5（续）

表E.6文件级著录条目示例6

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GB/T 18612-2011 原油有机氯含量的测定表E.7文件级著录条目示例7

表E.8文件级著录条目示例8

表E.9文件级著录条且示例9

表E.10文件级著录条且示例10

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表E.11文件级著录条且示例11

QCPKWC 0008-2015 北京康比特体育科技股份有限公司 Ⅰ型蛋白型固体饮料表E.12文件级著录条目示例12

表E.12文件级著录条目示例12